Tijdens het uitvoeren van een opdracht kun je allerlei kosten maken. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, zoals taxiritten of gereden kilometers, maar ook aan uitgaven voor materialen, vakliteratuur of verzendkosten. Als je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat je deze kosten achteraf mag doorberekenen, neem je ze op in je factuur. De vraag is vervolgens: hoe verwerk je deze doorbelaste kosten op de juiste manier in je administratie?
In dit artikel lees je precies hoe je kosten doorbelast aan je opdrachtgever. Kun je hierbij wel wat hulp gebruiken? Dan is SP Finance misschien iets voor jou!
Doorbelasten: verwerking in de administratie
Soms maak je bij het uitvoeren van een opdracht extra uitgaven die niet in je vaste vergoeding zijn inbegrepen. Met je opdrachtgever spreek je dan af dat deze kosten apart worden vergoed. Stel dat je wordt ingehuurd voor een muurschildering: je ontvangt een afgesproken bedrag voor je werk, maar de kosten voor verf, andere materialen en bijvoorbeeld je reiskilometers worden afzonderlijk aan je terugbetaald. Hoe hoog die uitgaven precies zijn, blijkt meestal pas nadat je de opdracht hebt uitgevoerd.
Voor jouw administratie blijven dit echter normale bedrijfskosten. Je verwerkt ze in je boekhouding, ze zijn fiscaal aftrekbaar en de btw kun je als voorbelasting terugvragen. Uiteraard bewaar je de bijbehorende bonnetjes en facturen zorgvuldig.
Doorbelasten: verwerking op de factuur
De opdracht is afgerond en je gaat een factuur maken. Daarbij rijst de vraag hoe je de gemaakte onkosten, die je doorbelast aan de opdrachtgever, vermeldt en hoe je de btw toepast. In de meeste gevallen geldt dat je over deze kosten btw in rekening brengt, omdat ze worden gezien als onderdeel van de totale dienst die je levert. Je gebruikt hiervoor hetzelfde btw-tarief als voor je hoofdwerkzaamheden, ook wanneer er op de afzonderlijke kosten oorspronkelijk een ander tarief van toepassing was. Op de factuur hanteer je dus één btw-percentage over het volledige bedrag.
Bij het bepalen van het bedrag dat je doorberekent, ga je uit van de kosten exclusief btw, omdat je de betaalde btw doorgaans al hebt teruggevraagd. Alleen wanneer het gaat om uitgaven waarbij je de btw niet kunt of mag aftrekken, mag je het bedrag inclusief btw doorbelasten.
Voorbeeld met 21% btw
De eerder genoemde muurschildering is belast met 21% btw. Je hebt een honorarium afgesproken van €2.000. De materialen die je hiervoor aanschaft zijn €500 inclusief 21% btw (€413.22 exclusief btw) en het treinkaartje is €25,00 inclusief 9% btw (€22,94 exclusief btw).
Veelgemaakte fouten
Bij het doorberekenen van kosten gaat het in de praktijk regelmatig mis met de btw-verwerking. Zo komt het voor dat er wel btw wordt berekend over de werkzaamheden, maar niet over de bijkomende kosten. Ook gebeurt het dat voor de onkosten een ander btw-tarief wordt gebruikt dan voor de hoofdprestatie.
De hoofdregel is echter vrij eenvoudig: als de kosten onderdeel zijn van en ondergeschikt zijn aan de dienst die je levert, dan pas je één btw-tarief toe op het totale bedrag. Twijfel je of je het correct doet? Neem dan voor de zekerheid contact op met je boekhouder.
